Gerenciamento de tempo: dicas para construir uma rotina produtiva

No meio de tantas informações, de tantas ocupações e demandas do mundo moderno, fica difícil acreditar na possibilidade de gerenciamento de tempo.

Afinal de contas, normalmente, temos a sensação de que é o tempo que nos gerencia, não é mesmo? 

Muitas vezes, temos aquela impressão de que estamos sempre ocupados, mas que, ao mesmo tempo, não conseguimos realizar muito do que desejamos. Você também se sente assim? 

Se sim, não se preocupe, você não está sozinho! A maior parte das pessoas se sente dessa forma atualmente.  

Mas é claro, isso pode mudar! Saber gerenciar o tempo é saber planejar bem o tempo disponível para as atividades certas. Usar o tempo com tarefas, realmente, relevantes para que você possa conquistar tudo o que deseja. 

Foi para te ajudar a aprender mais sobre o gerenciamento de tempo e como aplicá-lo, com dicas práticas, que escrevi esse artigo. Confira tudo isso e muito mais abaixo: 

Afinal de contas, quais são os benefícios do gerenciamento de tempo? 

Organizar seu tempo é uma dos elementos essenciais para aumentar a sua produtividade.

Fazendo o planejamento certo e selecionando as suas prioridades, você terá muitas vantagens na sua rotina. Veja abaixo algumas delas: 

#Mais tarefas realizadas 

Por conta da organização, o tempo que você gastaria selecionando o que fazer, seria gasto com outra atividade que, de fato, seja importante. Já que todas as tarefas a serem realizadas já estariam pré-definidas. 

#Menos erros 

Com todos os afazeres pré-estabelecidos, você pode depositar mais atenção na atividade que está realizando. Isso faz com que você cometa menos erros. 

#Mais tempo livre 

Ter mais tempo livre, hoje, é um grande desejo de qualquer pessoa, não é mesmo? Seja para se exercitar, para ler um livro importante, para se dedicar a um hobby, para tirar planos antigos do papel, ou até mesmo para relaxar e passar mais tempo com os amigos. 

Isso pode até não parecer possível, mas com o gerenciamento de tempo você estabelecerá quais os horários do dia que precisará estar trabalhando.

Mantendo o foco, não será necessário trabalhar horas a mais para cumprir suas obrigações.  

Sem dúvidas, uma grande vantagem, não é mesmo? 

#Trabalhar livre do estresse e da ansiedade 

Quando não sabemos gerenciar nosso tempo de forma correta, temos sempre aquela sensação de que não estamos fazendo todo o necessário. 

Por outro lado, quando você começa a gerenciar seu tempo, você fica tranquilo com a sensação de que está sempre no lugar certo e na hora certa! 

Por isso, você não ficará mais estressado, ansioso e sobrecarregado, pois saberá exatamente o que fazer com cada momento do seu dia.  

#Menos tempo desperdiçado 

O tempo é um dos recursos mais valiosos que temos atualmente, não é mesmo? E o pior de tudo, é que uma vez que ele é gasto, não há como voltar atrás! 

Neil Fiore, escritor especializado nas áreas de produtividade e alta performance, afirma:  

“Existe um mito de que tempo é dinheiro. Na realidade, tempo é mais precioso que dinheiro. É um recurso não renovável. Uma vez que você o gasta, e se você o usou mal, ele se foi para sempre.”  

Com o gerenciamento do tempo, como suas tarefas já estarão planejadas, você saberá, exatamente, o que fazer e vai apenas seguir o cronograma/lista. Podendo definir de forma mais adequada como usar o seu tempo. 

7 dicas práticas e simples de como gerenciar o seu tempo, que vão fazer toda a diferença! 

Não há uma fórmula pronta para o gerenciamento de tempo. Sobretudo, porque cada pessoa tem suas particularidades na rotina. 

Porém, existem algumas técnicas e dicas que podem ajudar. Veja abaixo quais são elas: 

1. Crie uma lista de tarefas e estabeleça metas ou prazos

De imediato, é necessário fazer uma lista das atividades que precisam ser feitas. 

Faça um planejamento do seu dia, ou da semana antecipadamente. Invista alguns minutos ou algumas horas nessa tarefa tão importante. 

Nela, anote todas as tarefas a serem realizadas por você durante a semana e separe também as tarefas que serão feitas a cada dia. 

Estabelecer metas ou prazos para a realização das suas tarefas também é essencial para fazer o gerenciamento de tempo.  

Isso faz com que você tenha noção do tempo que levará para finalizar o que foi pedido e em seguida passar para os próximos itens da sua lista. 

Além disso, saber dizer “não” é uma qualidade essencial das pessoas bem-sucedidas. Steve Jobs, por exemplo, chegou a afirmar:  

‘Ter foco é saber dizer “não”.’  

A verdade é que, quanto mais somos bem-sucedidos em nossa carreira ou nos negócios, mais e mais tarefas vão surgir. Sendo assim, saber escolher quais tarefas devem ser feitas, é muito importante! 

Do contrário, você corre o risco de acabar trabalhando 12 horas por dia, como fazem algumas pessoas e, ainda assim, não dando conta de tudo o que precisa! 

2. Defina suas prioridades 

A segunda dica é definir, muito bem, quais são as suas prioridades.

Sem prioridades definidas, você corre o risco de passar o dia e, pior ainda, a vida, resolvendo os problemas que aparecem e não fazendo o que é, de fato, importante! 

Todos nós temos centenas de coisas que precisamos e queremos fazer todos os dias, certo? Apesar disso, o que a maioria das pessoas não entende é que nem tudo importa igualmente. 

No livro A Única Coisa, os autores, Gary Keller e Jay Papasan afirmam:  

“Quando tudo parece urgente e importante, tudo parece igual. Ficamos ativos e ocupados, o que não nos leva de verdade para mais perto do sucesso, e superocupados raramente damos conta dos negócios.” 

É como Henry David Thoreau disse:“Não basta ocupar-se, como se ocupam as formigas. A questão é com o que nos ocupamos. Nocautear centenas de tarefas implica uma substituição pobre para fazer uma única tarefa que realmente tenha significado. Nem tudo importa igualmente, e o sucesso não é um jogo vencido por quem faz mais. Entretanto, é assim que a maioria joga no dia a dia.”  

Nesse livro, eles defendem que a cada dia é preciso priorizar uma única tarefa, a mais importante de todas. E dedicar o seu tempo a ela. 

No entanto, é bem provável que você tenha mais de uma tarefa muito importante todos os dias. Por isso, defina quais são elas e dê prioridade para essas tarefas. Isso vai fazer toda a diferença, a curto e, principalmente, a longo prazo. 

Se você não aprender a escolher o que é mais importante de forma consciente, vai fazer essa escolha de forma inconsciente. Você vai se acostumar a realizar as tarefas, conforme elas surgem no dia a dia.  

E, consequentemente, não vai ter tempo de construir o que realmente importa para você! 

3. Poupe seu tempo com e-mails 

Outra dica interessante está relacionada aos e-mails. Independente do trabalho que você realize, é bem provável que você precise lidar com alguns e-mails, atualmente. 

A verdade é que os e-mails passaram a fazer parte da nossa rotina diária. E, em alguns casos, eles acabam se tornando inimigos do gerenciamento de tempo.  

Para aumentar a sua produtividade, em primeiro lugar, envie e-mails que sejam sempre claros e objetivos. Poupando o seu tempo e também o de quem vai ler. Se no caso, você for empreendedor, incentive seus colaboradores a utilizarem essa ideia. 

E se você é uma daquelas pessoas que checa a caixa de e-mails a cada 10 minutos, mesmo sabendo que não há nada de muito importante nela, aqui vai outra dica muito importante! Separe sempre alguns minutos do seu dia para ler e responder aos e-mails.  

Se os e-mails são uma parte importante da sua rotina e precisam ser respondidos rapidamente, separe 3 momentos do dia para isso, de manhã, a tarde e a noite. Isso será suficiente para manter tudo sob controle. 

Se eles não são tão importantes assim, você pode separar 10 minutos por dia, ou quanto for necessário para ler e responder aos e-mails importantes. Sempre ao começar o dia de trabalho ou ao finalizá-lo. 

4. Aprenda a terceirizar e delegar tarefas 

Essa dica é, principalmente, para os empreendedores ou para quem trabalha em cargos de liderança numa empresa.  

É necessário saber terceirizar as atividades que estão sob sua responsabilidade. Mesmo você estando ciente da sua capacidade para resolver aquilo, às vezes, você não tem tempo para isso. 

Nesse momento, é importante saber escolher a pessoa certa da sua equipe para determinada tarefa. Você apenas não fará diretamente o serviço, mas terá que fazer todo o acompanhamento.  

Isso também faz parte do processo de gerenciamento de tempo, pois lhe deixará mais tempo livre para a realização de outras coisas mais importantes e que, de fato, precisam ser feitas por você. Fazendo com que você não fique sobrecarregado. 

Para os empreendedores que ainda não possuem funcionários diretos, uma alternativa é a contratação de freelancers.  

Esse é o momento que você deve focar apenas no que realmente importa, nas atividades mais importantes e urgentes. 

5. Gerenciamento de tempo com a técnica de Pomodoro 

Essa é uma técnica criada pelo italiano Francesco Cirillo no final da década de 80. Que estimula a concentração naquilo que estamos fazendo. 

A técnica consiste em separar seu tempo em blocos de 30 minutos, sendo 5 minutos para descanso. Durante esse período de 25 minutos de trabalho, o foco é primordial. 

Sendo assim, remova todas as distrações que tiver por perto, qualquer coisa que possa desviar a sua atenção do que está fazendo. 

O indicado é realizar um intervalo maior de 15 ou 30 minutos a cada 4 blocos exercidos. E logo após, reiniciar o tempo de execução dos trabalhos. 

Essa forma de trabalho é interessante para te ajudar a manter o foco e aumentar sua produtividade. 

Apesar de a sugestão ser de 25 minutos, isso depende muito do trabalho que você desenvolve. Por isso, procure descobrir o que se adapta melhor ao seu trabalho e à sua própria capacidade de ficar focado. 

Para algumas pessoas, blocos de 50 minutos ou de 1 hora podem funcionar bem, ou até mesmo de 2 horas. A ideia é encontrar o equilíbrio entre o que precisa ser feito e a quantidade de tempo em que você consegue manter sua produtividade, sem se distrair ou perder o foco. 

6. Lidando com os imprevistos 

Apesar de todos os planejamentos, das listas criadas para o decorrer da semana, nem sempre as coisas saem como imaginávamos.  

A organização e o estabelecimento de prioridades são, de fato, importantíssimos. Mas o que fazer ao surgir uma nova emergência no meio disso tudo? 

No caso, é recomendado então que você separe algumas horas do seu planejamento para momentos como estes. Pode ser 2 ou 3 horas por dia, ou por semana, de reserva para tais acontecimentos, porém vai depender mais da sua rotina enquanto colaborador ou empreendedor. 

Dessa maneira, você poderá ficar confortável com o seu gerenciamento. Pois até para momentos não previstos, você estará preparado. 

No caso dos imprevistos não surgirem, aproveite esse tempo para continuar trabalhando, normalmente com foco e produtividade total! 

7. Menos procrastinação e mais ação! 

Procrastinação é, justamente, o ato de adiar tarefas, fato que implica diretamente no seu gerenciamento de tempo. No meio de tantas distrações tecnológicas, é comum se distrair facilmente.  

Responder uma conversa rápida no whatsapp ou dar uma olhada no facebook são, geralmente, os principais fatores para dar inicio à procrastinação.

As redes sociais são muito úteis, podem ajudar bastante, mas quando implica nos seus afazeres é bom ter cuidado. 

Evitar a procrastinação, portanto, é algo essencial para o seu gerenciamento de tempo.

E esse assunto é tão importante, que escrevi um artigo inteiro sobre ele. Confira clicando aqui.

Com o gerenciamento de tempo você chega mais perto dos seus objetivos! 

Nesse artigo, você descobriu 7 dicas super importantes para o gerenciamento de tempo. 

No começo do artigo eu te falei a importância e as vantagens do gerenciamento do tempo. 

Mas deixei o melhor para o final! Antes de concluir esse artigo, quero te falar sobre a maior vantagem de aprender a gerenciar o seu tempo: você consegue conquistar muito mais. 

Você, tem algum projeto antigo que ainda não conseguiu tirar do papel? Ou então está tentando se exercitar regularmente há anos? Quer escrever um livro? Criar o seu próprio negócio? Aprender algo novo? 

Usando o gerenciamento de tempo da forma correta, tudo isso se torna possível! Ele te permite realizar tudo o que você sempre sonhou, mas nunca conseguiu realizar. 

Por isso, planeje e comece hoje mesmo a aplicar as dicas acima. Tenha certeza de que dentro de alguns meses, sua vida vai mudar para melhor! 

Gostou dessas dicas? Então, compartilhe esse artigo nas suas redes sociais. Seus amigos também podem estar precisando delas!